Fasilitas Prepare ini
berfungsi untuk membantu anda dalam menyelesaikan workbook untuk didistribusikan
secara elektronik. Anda dapat menggunakannya dengak cara klik Office Button
> Prepare. Jika workbook yang anda buat harus menampung beberapa user,
sebaiknya anda mempersiapkan keamanan data pada workbook berupa password. Anda
bisa menyimak beberapa fasilitas berikut:
a. Propertis
Propertis
bertujuan untuk menampilkan dan menambahkan informasi pada workbook anda. Cara menggunakannya
yaitu:
§ Klik Office Button > Prepere > Properties, kemudian
akan muncul documentproperties antara worksheet dan Ribbon.
§ Masukkan informasi yang anda ingin tambahkan, seperti
title, subject , author,dan comment. Untuk menampilkan informasi lebih rinci
anda dapat klik panah bawah pada Docment Properties kemudian pilih Advanced
Properties sehingga muncul kotak dialog Properties.
Keterangan
· Pada tab General,
berisi informasi tentang Judul workbook, lokasi penyimpanan, ukuran, kapan
workbook dibuatm dimodifikasi dan diakses.
· Pada tab summary,
berisi informasi yang dapa anda tambahkan mengenai Judul, Penulis, Subjek,
Kategori, Komentar dan Kata Kunci yang berfungsi untuk memudahkan anda saat
mencari file ini.
b. Inspect Dokument
Inspect
Dokument digunakan untuk memeriksa workbook anda mengenai konten-konten yang
tersembunyi, seperti baris, kolom, worksheet, dan beberapa konten yang lain.
Cara
Settingnya :
§ Klik Office Button > Prepare > Inspect Dokument
§ Pada tampilan dialog Document inspector,
§ Hilangkan ceklist yang tidak ingin diperiksa, kemudian
klik tombol Inspect.
§ Setelah itu muncul laporan hasil pemeriksaan tentang konten-konten
yang dipilih. Anda dapat klik Remove all untuk menghapus semua atau klik Close
untuk keluar dari Document Inspector.
c. Encrypt Document.
Encrypt
document digunakan untuk melindungi workbook anda dengan cara mengenkripsinya. Hal
ini membutuhkan password yang berfungsi untuk mengamankan workbook anda.
Cara
menggunakannya :
§ Klik Office Button > prepare > encrypt Dokument,
§ Kemudian akan mucul kotak dialog encypt Document yang
meminta andauntuk mengenkripsi dokumen dengan password.
§ Masukkan password yang anda inginkan lalu klik OK dan
pastikan andamengingatnya karena jika tidak anda tidak dapat memulihkan document
tersebut.
§ Ulangi masukkan password satu kali lagi pada kotak dialog
Confirm Password, hal ini dilakkan untuk memastikan anda tidak melakukan
kesalahan dalam pengisian password. Kemudian klik Ok.
§ Sekarang workbook anda akan terlindungi dengan password
yang anda masukkan tadi.
d. Mark as final digunakan untuk menandai bahawa workbook
anda telah mencapai tahap penyelesaian dan pencegahan pengguna yang tidak
bertanggung jawab mengubah workbook anda dengan cara mengubahnya menjadi Read
Only.
Cara
Setting Mark as Final:
§ Klik Office Button > Prepare > Mark as Final, sehingga
muncul kotak dialog yang memberitahukan bahwa workbook anda telah ditandai
sebagai tahap akhir.
e. Run Compatibility
Run
Compatibility ini berfungsi untuk menemukan masalah kompatibilitas, jika anda
ingin menyimpan workbook anda dalam format excel sebelumnya yaitu 1997-2003.
Cara
setting Run Compatibility :
§ Klik Office Button > Prepare > Run Compatibility
Checker.
§ Maka akan muncul kotak dialog Compatibilitu Checker yang
memberikan informasi isu kompatibilitas workbook anda.
§ Klik ok untuk keluar dari kotar dialog tersebut.