Cara setting Prepare untuk mendistribusikan dokumen Ms. Excel

Fasilitas Prepare ini berfungsi untuk membantu anda dalam menyelesaikan workbook untuk didistribusikan secara elektronik. Anda dapat menggunakannya dengak cara klik Office Button > Prepare. Jika workbook yang anda buat harus menampung beberapa user, sebaiknya anda mempersiapkan keamanan data pada workbook berupa password. Anda bisa menyimak beberapa fasilitas berikut:

a.    Propertis

Propertis bertujuan untuk menampilkan dan menambahkan informasi pada workbook anda. Cara menggunakannya yaitu:

§  Klik Office Button > Prepere > Properties, kemudian akan muncul documentproperties antara worksheet dan Ribbon.

§  Masukkan informasi yang anda ingin tambahkan, seperti title, subject , author,dan comment. Untuk menampilkan informasi lebih rinci anda dapat klik panah bawah pada Docment Properties kemudian pilih Advanced Properties sehingga muncul kotak dialog Properties.

Keterangan

·   Pada tab General, berisi informasi tentang Judul workbook, lokasi penyimpanan, ukuran, kapan workbook dibuatm dimodifikasi dan diakses.

·  Pada tab summary, berisi informasi yang dapa anda tambahkan mengenai Judul, Penulis, Subjek, Kategori, Komentar dan Kata Kunci yang berfungsi untuk memudahkan anda saat mencari file ini.

b.    Inspect Dokument

Inspect Dokument digunakan untuk memeriksa workbook anda mengenai konten-konten yang tersembunyi, seperti baris, kolom, worksheet, dan beberapa konten yang lain.

Cara Settingnya :

§  Klik Office Button > Prepare > Inspect Dokument

§  Pada tampilan dialog Document inspector,

§       Hilangkan ceklist yang tidak ingin diperiksa, kemudian klik tombol Inspect.

§    Setelah itu muncul laporan hasil pemeriksaan tentang konten-konten yang dipilih. Anda dapat klik Remove all untuk menghapus semua atau klik Close untuk keluar dari Document Inspector.

c.    Encrypt Document.

Encrypt document digunakan untuk melindungi workbook anda dengan cara mengenkripsinya. Hal ini membutuhkan password yang berfungsi untuk mengamankan workbook anda.

Cara menggunakannya :

§  Klik Office Button > prepare > encrypt Dokument,

§  Kemudian akan mucul kotak dialog encypt Document yang meminta andauntuk mengenkripsi dokumen dengan password.

§  Masukkan password yang anda inginkan lalu klik OK dan pastikan andamengingatnya karena jika tidak anda tidak dapat memulihkan document tersebut.

§  Ulangi masukkan password satu kali lagi pada kotak dialog Confirm Password, hal ini dilakkan untuk memastikan anda tidak melakukan kesalahan dalam pengisian password. Kemudian klik Ok.

§  Sekarang workbook anda akan terlindungi dengan password yang anda masukkan tadi.

d.    Mark as final digunakan untuk menandai bahawa workbook anda telah mencapai tahap penyelesaian dan pencegahan pengguna yang tidak bertanggung jawab mengubah workbook anda dengan cara mengubahnya menjadi Read Only.

Cara Setting Mark as Final:

§      Klik Office Button > Prepare > Mark as Final, sehingga muncul kotak dialog yang memberitahukan bahwa workbook anda telah ditandai sebagai tahap akhir.

e.    Run Compatibility

Run Compatibility ini berfungsi untuk menemukan masalah kompatibilitas, jika anda ingin menyimpan workbook anda dalam format excel sebelumnya yaitu 1997-2003.

Cara setting Run Compatibility :

§  Klik Office Button > Prepare > Run Compatibility Checker.

§  Maka akan muncul kotak dialog Compatibilitu Checker yang memberikan informasi isu kompatibilitas workbook anda.

§  Klik ok untuk keluar dari kotar dialog tersebut.